Справочно-информационные и Справочно-аналитические документы

Наиболее массовая группа документов, создаваемых на предприятиях и поступающая в них. К ним относятся протоколы, докладные записки, предложения, объяснительные записки, заявления, представления, справки, акты, сводки, обзоры, списки. Все разновидности переписки: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы, электронные сообщения и другие документы. Отличительная особенность этой группы документов: 1. документы наделены вспомогательным характером. Информация этих документов либо побуждает к действию, либо принимается к сведению. 2. многообразие видов не снимает единых требований к установленному порядку оформления организационнораспорядительных документов 3. с целью сокращения трудозатрат на составление специалистами справочноинформационных документов разрабатываются сборники типовых текстов. 4. Для сокращения объемов машинописных работ рекомендуется на часто используемые документы разрабатывать трафареты 5. каждый вид документа имеет только ему присущие особенности и жесткие требования к его оформлению. Как и все организационнораспорядительные документы, справочноинформационные документы подлежат унификации. Протокол документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов; это также документ, составленный официальным лицом для удостоверения какоголибо факта (административный протокол, протокол инспектора пожарной охраны). Требования к оформлению протокола: протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименование вида документа – «ПРОТОКОЛ» (Приложение Л), или на листе бумаги. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи. Датой протокола является дата заседания, а не дата его окончательного оформления. В случае, если заседание продолжалось несколько дней, указывается дата начала и через тире – окончания заседания. Например, 28.06 – 30.06.2001. Номер протокола – это порядковый номер заседания коллегиального органа. Заголовок к тексту протокола содержит указание вида коллегиальной деятельности (совещание, собрание, заседание) и название самого коллегиального органа в родительном падеже. Например, протокол заседания педагогического совета, протокол совещания акционеров. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит сведения о председателе, секретаре, присутствующих. Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности, если же присутствующих больше, составляется отдельный список. Завершает вводную часть повестка дня, т. е. перечень четко сформулированных вопросов, которые будут рассматриваться на заседании. Вопросы в повестке дня располагают по степени важности, сложности и в зависимости от предполагаемого времени обсуждения. Наиболее простые вопросы указываются последними. Вопросы формулируются в именительном падеже, без предлогов «О, Об» например, «Отчет о работе», «Успеваемость студентов в 20012002 учебном году». Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности. Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются и строятся по схеме: СЛУШАЛИ: – ВЫСТУПИЛИ: – ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ:). Слова «СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ:» печатают от границы левого поля прописными буквами. Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят номер вопроса повестки дня, после двоеточие. Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в раздел «ВЫСТУПИЛИ». В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) записывается принятое решение, которое формулируется кратко, четко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Постановляющая часть может подразделяться на пункты. Особое внимание должно быть обращено на те выступления, в которых содержится несогласие с положениями доклада и выносится особое мнение выступающего. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения. Протокол заседания подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях протокол должны визировать выступающие. Визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления. К протоколу подшиваются все приложения. Акт это документ, составленный несколькими лицами в подтверждении установленного факта, события или действия (Приложение М, Н)) Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительными документами. Поводы для оформления актов многочисленны, отсюда и большое количество их разновидностей. Акты сдачиприемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, наличия и состояния архивных дел); ревизии; инвентаризации; расследования аварий; несчастных случаев; приема передачи дел при смене руководства; ликвидации организации и т. д. Акт оформляется на общем бланке организации, или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией). Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях гриф утверждения. Заголовок к тексту должен грамматически согласовываться со словом «АКТ», например, «Акт инвентаризации», «Акт списания продуктов питания». Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы). Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей (основной). Во вводной части акта указываются основания для его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор, с указанием его даты и номера) председатель и члены комиссии в порядке алфавита фамилий с указанием должностей. В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы, или заключения комиссии, составляющей акт. В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров акта и их местонахождение. Эта часть акта также не обязательна. Завершается текст акта подписями. Акт подписывает председатель и все члены комиссии. В реквизите подпись должности перед фамилиями не указываются. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформить на отдельном листе и прилагать его к акту Ряд разновидностей актов требует утверждения. Докладная записка – это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какоголибо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка информирует руководство об имеющих место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внутренней или внешней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя руководителю подразделения или организации. Требования к составлению докладных записок Внешняя составляется на общем бланке организации, внутренняя на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, адресат, заголовок к тексту, резолюция, подпись. Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения, третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может и отсутствовать – в этом случае текст докладной записки может содержать обоснование, выводы и предложения составителя. Внутреннюю докладную записку подписывает составитель, внешнюю руководитель организации. Датой докладной записки является дата ее составления и подписания. Объяснительная записка – это документ, объясняющий причины какоголибо действия, факта, случая, происшествия, составленный работником организации и предоставляемый вышестоящему должностному лицу. Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, резолюция, подпись. Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания. Например: Пастырское отделение ТДС Адресат ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Резолюция руководителя 16.12.2001 № Об отсутствии на занятиях Текст документа Подпись. Заявление (прошение) – это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу. Заявление (прошение) составляется по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпусков, приеме на учебу и др. Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись, резолюция руководителя. Текст заявления состоит из двух или одной части. Первая часть обоснование ( она может отсутствовать), вторая часть заключение – она содержит изложение существа вопроса. (прошу принять, прошу перевести, прошу предоставить и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.. Заявление может иметь приложения – документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о приеме на учебу прилагаются подлинники документов об образовании, анкета, автобиография и др.). Заявление подписывается составителем. Доверенность письменное полномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьим. Доверенность должна быть удостоверена нотариусом или руководителем предприятия, в котором лицодоверитель работает, или учится. Доверенность должна иметь следующие реквизиты: наименование вида документа, фамилия, имя и отчество лицадоверителя, фамилия, имя и отчество доверенного лица, и его паспортные данные, содержание доверенности, наименование предприятия доверителя, подпись и дата подписания, печать предприятия или нотариуса. Ряд доверенностей имеет унифицированные формы. Текст доверенности печатается или пишется от руки одним почерком, без помарок. Срок действия доверенностей ограничен и обязательно указывается. Например: ДОВЕРЕННОСТЬ 17 октября 2001 г. Я, Третьяков Дмитрий Геннадьевич, доверяю Артемьеву Максиму Сергеевичу, (паспортные данные) представлять мои интересы в фирме «Салют». Подпись Д.Г.Третьяков Подпись Артемьева М.С. заверяю. Наименование должности, подпись, расшифровка подписи руководителя учреждения и печать учреждения. Доверенность действительна до 17 ноября 2001 г. Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий Обычно справки делят на две группы – первая с информацией о фактах и событиях служебного характера, вторая – выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющим какойлибо юридический факт или сведения биографического характера. Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые за пределы организации, оформляются на общем бланке организации, внутренние справки на стандартном листе бумаги. Справки имеют следующие реквизиты: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, адресат, заголовок к тексту, подпись. Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например, «Справка о подведении итогов работы отдела кадров в 2000 г», «Справка об итогах успеваемости воспитанников Томской духовной семинарии за 20002001 учебный год». Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, составление и анализа полученных данных. Текст информационной справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной (второй) части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов. Справки подписываются руководителем учреждения, если в ней приведены сведения финансового характера, то проставляется также подпись главного бухгалтера. Наиболее многочисленной является вторая группа справок. Это справки о подтверждении места жительства, учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате и т.д. Так как ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типовые, применяются унифицированные трафаретные бланки. На них указывается наименование организации, вид документа, дата и номер. Текст начинается с указания фамилии, имени, отчества в именительном падеже лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки указывается наименование учреждения, куда справка предоставляется. На справке ставится подпись руководителя учреждения и печать. В тексте такой справки не должно быть архаичных выражений типа «настоящая справка», «справка дана настоящая». Особую группу в информационносправочной документации составляет переписка – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основных вида: почтовая связь и электросвязь. Деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве организации. Являясь связующим звеном между организациями, переписка может составлять до 80 % входящей и исходящей документации. Переписку отличает широкое видовое разнообразие – от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение и др. Служебное письмо это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи и особым способом передачи текста – пересылкой по почте (Приложение П). Письмо составляется на специальном бланке писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются наименование организации – автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступающего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – печать. Письмо – единственный документ в УСОРД, в котором отсутствует реквизит «наименование вида документа». Письма подразделяются на две группы: инициативные (первичные) и ответные (вторичные). Этот признак заложен в бланк служебного письма реквизитом ссылкой «На № ___от_____». Если ссылка пустует, то документ первичный, заполнена, вторичный (ответ). . В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной или двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса, причина возникновения вопроса или его краткая история, если поводом для составления письма послужил какойлибо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникло сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Текст письма не должен допускать различного толкования, письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений; независимо от содержания, письмо должно излагаться официальноделовым стилем, содержать объективные сведения о событиях, достаточную аргументацию, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы. Текст большинства писем излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем). Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать вступительное обращение – формулу уважительного обращения к адресату (Уважаемый господин мэр!, Уважаемый Иван Васильевич!) и заключительную формулу вежливости (С уважением). В духовных учреждениях в соответствии с принятой формулой обращения, например, Ваше Высокопреосвященство и заканчиваться такое письмо будет фразой, Ваш смиренный послушник. Письмо, оформленное на бланке форма А4 должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «О чем?» (О предоставлении выставочной площади») Письма подписываются руководителем организации или его заместителем, а также руководителями структурных подразделений, если им предоставлено такое право. Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа под подписью руководителя. Датой письма является дата его подписания. По характеру информации письма можно разделить на большое количество разновидностей: 1. сопроводительное письмо часто составляемый документ, который информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. В них содержатся разъяснения, дополнения, объясняется причина задержки, указываются сроки исполнения. Начинаются письма этой разновидности словами: «Направляем», «Возвращаем», «Прилагаем» и т.п.. 2. Письмоприглашение предлагает адресату принять участие в какомлибо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в них. 3. Письмоподтверждение содержит подтверждение о получении отправлений. 4. Гарантийное письмо документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем гарантируется адресату оплата или предоставление места работы, сообщается о проведении мероприятий и т.п.. Этот вид писем подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и обязательно проставляется печать организации. 5. Письмоизвещение используется для сообщения или утверждения какоголибо факта. 6. Информационное письмо и рекламное письмо пропагандирует деятельность какойлибо организации, подробно описывает рекламируемые товары или услуги. Его цель побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами 7. Инициативные письма, т.е. письма, требующие ответа. Тематика этих писем не ограничена. Однако их характер предполагает вариативность положительного или отрицательного решения вопроса и следовательно письмаответа. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Телеграмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования телеграмма используется для срочной передачи информации адресату. Текст телеграммы отличает краткость и четкость. Предлоги, местоимения, союзы из текста исключаются, знаки препинания обозначаются сокращенно: «тчк» – точка, «зпт» запятая. Они ставятся в случаях, когда их отсутствие может исказить смысл текста. Организация оформляет телеграмму в двух экземплярах, первый – на бланке, второй как копия подшивается в дело. Платный текст отделяется чертой от неоплачиваемой части. Текст телеграммы подписывает руководитель организации. Первый подписанный экземпляр передается в отделение связи, второй – подшивается в дело. Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограммы составляются отправителем как документ на бумажном носителе, передаются по телефону путем ее диктовки и записывается получателем. В телефонограмме текст не должен превышать более 30 слов, не употребляются труднопроизносимые слова, словосочетания и сложные речевые обороты, передается только срочная информация, проверяется правильность записи повторным чтением, проставляется время приема, указывается должность, фамилия, имя, отчество подписавшего телефонограмму, указывается должность, фамилия, отчество, телефон передавшего телефонограмму и принявшего ее. Телефонограммы могут при приеме записываться в специальных журналах или на бланках формата А5, их содержание немедленно доводится до руководителя или заинтересованных лиц. Факсограмма (телефакс, факс) – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), передаваемого по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры). Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе – приказ. Распоряжение, договор, протокол и др. Чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений. Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой – в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении. Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа, и должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом. Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне. Электронные сообщение – это документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма). Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный «почтовый ящик» (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Каталог работ

Узнать цену

Похожие рефераты:

• Справочно-информационные и Справочно-аналитические документы
• Основные аналитические взаимосвязи показателей финансовой отчетности
• Международные документы
• Распорядительные документы
• Основные документы управления